İŞ VE İŞÇİ SAĞLIĞI TALİMATI

A. AMAÇ

İşletme içerisinde iş ve işçi ile ilgili gerekli tedbirlerin alınması

 

B. UYGULAMA

1. İş ortamında işe başlamadan genel kontrol yapılır.

2. İş elbiseleri giyilir.

3. Çalışma talimatlarına uyulur.

4. Yangın tüplerinin önlerine malzeme konmaz ve yangın söndürme tüplerinin periyodik bakım ve kontrolleri yapılır.

5. Makinalar kullanılmadan önce elektrik kaçağı olup olmadığı kontrol edilir.

6. Gerekli tedbirler ( Gözlük, eldiven, muhafazalar ) alındıktan sonra çalışmaya başlanılır.

7. İş tamamlandığında aynı şekilde çevre kontrolleri ve ilgili bölümlerin temizlikleri yapılır.

8. Arızalı ve tehlikeli durumlar söz konusu olduğunda ilgili birim amirlerine bildirilir, gerekli tedbirlerin alınması sağlanır.

9. İş kazası olması durumunda acilen ilk yardım müdahalesi yapılır ve gerekli ise refakatçi ile hastaneye sevk edilir.

10. Uyarı levhalarına riayet edilir ve uyarı levhalarının temiz ve okunaklı olması sağlanır.

11. Uygunsuz davranışların olması durumunda gerekli uyarılar yapılır. Uygunsuzluk devam ederse ilgili birim amirine bildirilir.

 

 

YANGIN SÖNDÜRME CİHAZI TALİMATI

A.AMAÇ

Yangın Söndürme Cihazının Kullanılması

 

B.UYGULAMA

Katı madde, sıvı madde, basınç altındaki gazlar ve elektrik akımı yangınlarında kullanılır.

Yanan bölgedeki elektrik akımı kesilir.

Cihazın tetik mekanizmasını kilitleyen pim mühür kopartılarak çıkartılır.

Rüzgar arkada olacak şekilde ateşe mümkün olduğu kadar yaklaşıp tetiğe basılır.

Püskürtülen toz ateşin alt kısmına tutulur.

Önce ön tarafı sonra arka tarafı tarayarak yangına müdahale edilir.

Tekrar dolum için satıcı firma ile iletişim kurulur.

YANGIN RİSKİNE GÖRE YANGIN SÖNDÜRME CİHAZLARININ DAĞILIMI

Az tehlikeli bölgeler için ; İlk 50 m2 ye bir adet 6 kg lık yangın söndürme cihazı, müteakip her 200 m2 için bir adet 6 kg lık yangın söndürme cihazı kullanılır.

Çok tehlikeli bölgeler için ; İlk 50 m2 ye bir adet yangın söndürme cihazı, müteakip 200 m2 için iki adet 6 kg lık yangın söndürme cihazı konulur.

Kurumdaa hizmet aracı olarak kullanılan ;

Binek otomobillerde 2 kg lık bir adet yangın söndürme cihazları bulundurulmalıdır.

Oturma yeri 14 kişiye kadar olan otolarda 6 kg lık yangın söndürme cihazlardan bir adet bulundurulmalıdır.

Oturma yeri ı 4 kişiden fazla veya tehlikeli madde taşıyan otolarda 6 kg lık iki adet yangın söndürme cihazı bulundurulmalıdır.

 

BAKIM

Yılda bir değiştirilir / doldurulur.

 

 

İLKYARDIM TALİMATI

 A.AMAÇ

Firmada meydana gelen iş kazalarında ilk yardımın uygulanması

 

B.KULLANILAN MALZEMELER

İlk Yardım Malzemeleri

 

C. UYGULAMA

İşletmede meydana gelen iş kazalarında ilk müdahaleyi yapacak olan ilk yardım ekibi belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

İlk yardım çantasındaki ilaçların güncelliği ve malzemelerin hijyeniği çok önemlidir.

Sterilizasyonunu kaybetmiş malzeme ve kullanım zamanı geçmiş ilaçlar kontrol edilmeli ve değiştirilmelidir.

İlk yardım müdahalesini yapacak kişinin ilk yardım eğitimini ve sertifikasını almış olması gerekmektedir.

İlk yardım müdahalesine başlanmadan önce hastanın bir sağlık kuruluşuna sevki için gerekiyorsa ambulansa haber verilmesi sağlanmalıdır.

İlk yardım esnasında mümkün olduğu kadar çok bilginin toplanması ve bunların yetkili sağlık personeline iletilmesi gereklidir.

Yapılan ilk yardım müdahalesinin zamanında ve doğru yöntemlerle yapılması gerekmektedir.

Hastayı riskli durumlara sokabilecek davranışlardan kaçınılmalıdır.

İlk yardım yapılan hasta çok gerekli değilse hareket ettirilmemelidir.

 

 

ÜYE BİLGİLERİ GÜNCELLEME TALİMATI

A. AMAÇ

Üye bilgilerinin güncel olarak tutulması

 

B. UYGULAMA

1. Bu talimatın uygulanmasından tüm personel sorumludur.

2. Bir üyeden hizmet talebi geldiğinde derhal bilgisayardan Üye Modül Programı’na girilerek üye ile ilgili aşağıdaki bilgilerin tam ve güncel olup olmadığı kontrol edilir:

3. Firma Unvanı

4. Faaliyet adresi

5. İrtibat adresi,

6. Vergi Dairesi ve No

7. Web Adresi (varsa)

8. Tel, faks, e-mail vb iletişim bilgileri

9. İştigal konusu / NACE Sınıfı

10. Firma Yetkililerinin iletişim bilgileri

11. Ticari unvan, faaliyet adresi ve iştigal konusu ile ilgili değişiklik var ise bu değişikliğe ilişkin tescil işlemlerinin başlatılması üyeden talep edilir.

12. Üye bilgileri güncel değilse ve üye tarafından tamamlanması gereken bilgi ve belgeler varsa Üye Bilgi Güncelleme Formu’na doldurulur.

13. Üye bilgi güncelleme formu doldurularak güncellenmiş olan tüm firmalar için üyenin Odadan her hizmet alışında sürekli bilgi teyit edilir ve güncelleme yapılır.

14. Bilgisayarda Üye Modül Programı’nda yeni üyelik bilgileri girilerek güncelliği sağlanır.

15. Üye bilgilerinin güncellenmesi ile ilgili tüm kayıtlar prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir.

 

C. KAYITLAR

Üye Bilgi Güncelleme Formu F.TLM 04.01

 

 

ÜYE MEMNUNİYETİ ÖLÇME TALİMATI

A. AMAÇ

Müşteri Memnuniyetini Ölçmek ve Müşteri Şikayetleri İçin Gerekli Önlemleri Almak

 

B. UYGULAMA

1. Mevcut müşterilere Üye Memnuniyeti Ölçme Anketi ( F.01.11 ) gönderilir.

2. Ankette 20'den 100'e kadar derecelendirilerek verilmiş olan puanlar işaretlenir ve

Üye Memnuniyeti Ölçme ve Değerlendirme Tablosu'na ( F.01.05 ) kaydedilir.

Her üye için ve her soru için ortalama puanlar hesaplanır.

3. Üyelerin yapmış olduğu değerlendirmelerde genel ortalamanın altında olduğu tespit

 edilen konular müşteri şikayeti olarak kabul edilir.

4. Bu konularla ilgili iyileştirme faaliyetleri planlanır.

5. Planlanan faaliyetler Genel Sekreterlik ve Kalite Yönetim bölümü tarafından

Düzeltici Faaliyet Formu ( F.03.01 ) düzenlenerek takip edilir.

6. Planlanan faaliyet Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ( PR.03 )'nde açıklandığı şekilde

kodlanır ve termin verilir.

7. Verilen termin doğrultusunda çalışmaların tamamlanıp tamamlanmadığı Kalite

Yönetim birimi tarafından izlenir ve faaliyet tamamlanmışsa kapatılır.

8. Termininde tamamlanamayan faaliyetlerin tamamlanmama sebepleri araştırılır

 ve gerekirse ek termin verilir.

9. Yapılan çalışmalarla ilgili müşteri bilgilendirilir ve memnuniyetsizliğin giderilmesi sağlanır.

10. Üye memnuniyet anket uygulaması yılda bir kez tekrarlanır.

11. Yapılan değerlendirme çalışmaları Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarına girdi oluşturur.

12. Genel Sekreterin talebi veya Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı kararları

doğrultusunda anket uygulama periyodu sıklaştırılabilir.

13. Anket uygulamaları dışında gelen sözlü ya da yazılı üye şikayetleri Üye Şikayet

Formu (F.11.02)'na kaydedilir. Şikayetin giderilmesine yönelik Genel Sekreter

tarafından faaliyetler gerçekleştirilir. Çalışmaların sonucu aynı forma işlenir.

 

C. KAYITLAR

    Üye Memnuniyeti Ölçme Anketi ( F.01.11 )

    Düzeltici Faaliyet Formu (F.03.01 )

    Üye Memnuniyeti Ölçme ve Değerlendirme Tablosu ( F.11.05 )

    Üye Şikayet Formu ( F.11.02)

    Düzeltici Faaliyet Prosedürü ( PR.03 )

 

 

BAKIM TALİMATI

1. AMAÇ

Kurumumuzca kullanılan ve hizmet kalitemizi etkileyen, hizmetin verilmesinde etkin olan demirbaşların, çalışır durumda olmasını sağlamak ve bunu sürekli kılmaktır.

 

2. UYGULAMA ALANI

OTSO’da bulunan tüm bölümler.

 

3. TALİMAT DETAYI

a) Kurumun bakımı yaptırılacak malzemeleri aşağıda yer alan kalemlerden oluşur.

• Bilgisayar ve ekipmanları

• Telefon, Faks ve Santral

• Fotokopi Makinesi

• Klimalar

• Araçlar

• Kombiler

b)Kurumumuzda kullanılan cihaz ve makineler arızalanmaları veya bozulmaları durumunda yetkili servislere yaptırılır.

Hizmet kalitesi ve verimliliğini etkileyen herhangi bir donanımın periyodik bakımları, bakım planı (PLN.01)çerçevesinde yetkili servisinde yaptırılır.

c) Hizmet kalitesi ve verimliliğini etkileyen herhangi bir donanım arızası veya periyodik bakımları, öncelikle donanımdan sorumlu personel tarafından giderilmeye çalışılır. Giderilemiyorsa dışarıdan onarım hizmeti desteği alınır Zimmetli olan kişi tarafından yetkili servisinde yaptırılır.

d) Bakım veya tamir yaptırılan cihaz, bakım ve demirbaşların faturaları muhasebe dosyalarında saklanmaktadır, bu dosyalar daha sonraki bakım, tamir işlemlerinde kontrol sağlar.

e) Cihazı kullanan, sorumluluğu bulunan ve kendisine zimmetlenen ürünlerde meydana gelecek hasarlar, bozulmalar Malzeme/Talep İhtiyaç Formu doldurularak İdari İşler ve Satınalma sorumlusuna bildirilir.

f) Yetkili servislerin ISO 9001;2015 veya TS Yeterlilik Belgeleri sahibi olmaları tercih nedeni olarak değerlendirilir.

g) Kurumumuzdaki cihaz ve makinelerin temizliği, Temizlik hizmeti alınan firma personeli tarafından yapılmaktadır.

f) Onarım tamamlandıktan sonra arızanın tamamen giderilip giderilmediği sorumlu personel tarafından kontrol edilir. Kontrolden sonra bakımı yapılan demirbaş teslim alınır.

 

4. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Onaylı Tedarikçi Listesi F.07.02

Bakım Planı PLN 01

Bakım Formu F.TLM 06.01

 

 

BAKIM TALİMATI

1. AMAÇ

Kurumumuzca kullanılan ve hizmet kalitemizi etkileyen, hizmetin verilmesinde etkin olan demirbaşların, çalışır durumda olmasını sağlamak ve bunu sürekli kılmaktır.

 

2. UYGULAMA ALANI

OTSO’da bulunan tüm bölümler.

 

3. TALİMAT DETAYI

a) Kurumun bakımı yaptırılacak malzemeleri aşağıda yer alan kalemlerden oluşur.

• Bilgisayar ve ekipmanları

• Telefon, Faks ve Santral

• Fotokopi Makinesi

• Klimalar

• Araçlar

• Kombiler

b)Kurumumuzda kullanılan cihaz ve makineler arızalanmaları veya bozulmaları durumunda yetkili servislere yaptırılır.

Hizmet kalitesi ve verimliliğini etkileyen herhangi bir donanımın periyodik bakımları, bakım planı (PLN.01)çerçevesinde yetkili servisinde yaptırılır.

c) Hizmet kalitesi ve verimliliğini etkileyen herhangi bir donanım arızası veya periyodik bakımları, öncelikle donanımdan sorumlu personel tarafından giderilmeye çalışılır. Giderilemiyorsa dışarıdan onarım hizmeti desteği alınır Zimmetli olan kişi tarafından yetkili servisinde yaptırılır.

d) Bakım veya tamir yaptırılan cihaz, bakım ve demirbaşların faturaları muhasebe dosyalarında saklanmaktadır, bu dosyalar daha sonraki bakım, tamir işlemlerinde kontrol sağlar.

e) Cihazı kullanan, sorumluluğu bulunan ve kendisine zimmetlenen ürünlerde meydana gelecek hasarlar, bozulmalar Malzeme/Talep İhtiyaç Formu doldurularak İdari İşler ve Satınalma sorumlusuna bildirilir.

f) Yetkili servislerin ISO 9001;2015 veya TS Yeterlilik Belgeleri sahibi olmaları tercih nedeni olarak değerlendirilir.

g) Kurumumuzdaki cihaz ve makinelerin temizliği, Temizlik hizmeti alınan firma personeli tarafından yapılmaktadır.

f) Onarım tamamlandıktan sonra arızanın tamamen giderilip giderilmediği sorumlu personel tarafından kontrol edilir. Kontrolden sonra bakımı yapılan demirbaş teslim alınır.

 

4. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Onaylı Tedarikçi Listesi F.07.02

Bakım Planı PLN 01

Bakım Formu F.TLM 06.01

 

 

FUAR VE İŞ SEYAHATİ TALİMATI

A. AMAÇ

OTSO üyelerinin yurt içi-dışında düzenlenen fuarlara, sanayi bölgelerine ve tesislerine yönelik iş gezilerine ve Sanayi ve Ticaret Fuarlarına katılım organizasyon faaliyetlerinin açıklanması.

 

B. UYGULAMA

1. Bu talimatın uygulanmasından Genel Sekreter sorumludur,

2. Genel Sekreter görsel, yazılı ve elektronik bilgi kaynaklarından iş gezisi yapılması üyeler açısından faydalı olması düşünülen ulusal veya uluslararası muhtemel sanayi ve ticaret bölgeleri, fuarlar, seminerler, konferanslar, kongreler vb. organizasyonları inceleyerek, Yönetim Kurulu’nu bilgilendirir,

3. Yönetim Kurulu bu bilgilendirmelerin ve Kurulca önerilen diğer organizasyonları da değerlendirerek karar alır,

4. Yurtdışı gezilerde yol ücretlerini odamızın karşılayacağı bir organizasyon gerçekleştirilecekse, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’ne, gezi ile ilgili onay talep yazısı gönderilir. (Fuar için bu onay yazısına gerek yoktur.) Onay talep yazısına olumlu yanıt alındığında aşağıdaki işlemler sürdürülür.

5. Alınan karar uyarınca, Genel Sekreter ilgili kurum ve kuruluşlarla temas geçerek (T.C. Ticaret Müşavirlikleri vb. gibi) organizasyon faaliyet programını belirler,

6. Yurtdışı gezisi veya fuar katılımı programı doğrultusunda seyahat acentelerinden, ilgili yurtdışı gezisi veya fuar gezisi için teklif çağrısına çıkılır ve fiyat tekliflerinin kapalı zarf ile belirli bir tarihe kadar Oda Genel Sekreterliği’ne sunulması talep edilir. Yönetim Kurulu’nca incelenen yurtdışı gezisi fiyat teklifleri arasından en uygun olanı tespit edilerek ilgili seyahat acentesi tespit edilmiş olur. Fuar katılımı için; fuarlarda sergilenecek malların gümrük ve nakliye işlemleri için, uygun bir firma ile anlaşılarak, bu faaliyetler yaptırılır.

7. Program; faaliyetin tanımı, alanı, katılımcılarda aranan şartlar, ziyaret edilecek kurum ve kuruluşlar, bölgeler, organizasyonlar, ziyaret takvimi, katılım bedeli, yol haritası ve konaklama adresleri ve iletişim bilgileri, programın uygulanmasından sorumlu kişilerin iletişim bilgileri, sorumluluklar bilgilerini içerir,

8. Yurtdışı gezileri ve fuar katılımları etkinliklerinde, katılımcı firma temsilcilerinin seyahat ve konaklama masraflarının karşılanması için ulusal ve uluslararası destekler araştırılarak mevcut desteklerden katılımcı firmaların yararlanmalarının sağlanması için gerekli çalışmalar yapılır.

9. Yapılacak organizasyon ile ilgili alanlarda faaliyet gösteren üyelere program ve son müracaat tarihini de içeren Fuar ve İş Seyahati Katılım Formu (F.TLM.07.01) gönderilir, Web sitesinde ayrıca yayınlanır.

10. Fuar Ve İş Seyahati Katılım Formu (F.TLM.07.01 ) toplandıktan sonra, Genel Sekreterliğe veya Yönetim Kurulu’na sunulur, Genel Sekreterlikçe veya Yönetim Kurulu’nca değerlendirilir ve katılımcılar belirlenerek kendilerine tebliğ yapılır.

11. Katılımcıların seyahatleri ile ilgili gerekli belgeler (Pasaport ve vize için istenen belgeler) toplanır ve vize işlemleri tamamlanır.

12. Gezi sonucunda Genel Sekreterlik ve Dış İlişkiler Sorumlusu tarafından katılımcılarca doldurulmuş olan Fuar İş Seyahati Değerlendirme Anket Formları (F.TLM.07.02) toplatılır. Organizasyon ile ilgili Fuar İş Seyahati Sonuç Raporu(F.TLM.07.03)hazırlanır ve Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu’na bilgi için sunulur. Gezi raporu, yapılan firmalar arası ticari görüşme sonuçları, varsa yapılan anlaşmalar, programın uygulanması ile ilgili ortaya çıkan genel problemler, ayrıca gezi yapılan bölge ile ilgili temel ticari ve sanayi izlenim bilgilerini içerir.

 

C. KAYITLAR

Fuar Ve İş Seyahati Katılım Formu (F.TLM.07.01 )

Fuar İş Seyahati Değerlendirme Anket Formları (F.TLM.07.02)

Fuar İş Seyahati Sonuç Raporu(F.TLM.07.03)

Fuar Listesi (F.TLM.07.04)

 

 

ÜYE KARŞILAMA TALİMATI

A. AMAÇ

Üyenin güzel karşılanması ve memnun aolarak ayrılmasının sağlanma

 

B. UYGULAMA

1. Personel sorumlu olduğu bölümde mesai saati başlangıcında hazır bulunmalıdır.

2. Mesai başladıktan sonra gelen üyeler güler yüzle ve ismen hitap ederek karşılanır.

3. Gelen üyeye isteği sorulur, talebi dinlenir ve iyice anlaşılır,

4. Üyenin talebi öncelikle yasal açıdan değerlendirilir,

5. Üyenin, üyeliğinin sürüp sürmediği ve aidat borcu olup olmadığı üyelik programından sorgulanır

6. Eğer üyenin yasal durumu uygun ise hizmet başlatılır,

7. Hizmet sürecinde düzenlenen belgeler Genel Sekreter tarafından ya da Genel Sekreter Yardımcısı tarafından onaylanır,

8. Hizmete ilişkin ücret tahsil edilir,

9. Üyeye hizmete ilişkin belge takdim edilir,

10. Üye güler yüzle ve ismen hitap edilerek uğurlanır

 

 

MESAİ KURALLARI TALİMATI

A. AMAÇ

Oda personelinin mesai saat ve kurallarına uymasını sağlamak, takip etmek.

 

B. UYGULAMA

1. Bu talimatın uygulanmasından Genel Sekreter sorumludur,

2. Oltu Ticaret ve Sanayi Odasında mesai sabah saat 08.30’da başlar.

3. Oda personeli en geç 08:25’de odada olmalıdır.

4. Personel yaz ve kış saatleri uygulamasında Saat 08:30’da,üyelere hizmet verebilecek şekilde hazır olmalıdır.

5. Her görevli sorumlu olduğu bölümle ilgili günlük hazırlığını yaparak işe başlamadan önce ihtiyaçlarını Genel Sekreterlerine iletirler.

6. Personelin öğle yemeği ve diğer ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için öğlen 12:00 ile 13:00 arasında Odamız kapalıdır.

7. Öğleden sonra her personel saat: 13:00’da görevli olduğu birimde üyelere hizmet verebilecek durumda hazır olmalıdır.

8. Akşam mesaisi resmi olarak 17:30’da son bulur. Her personel ilgili birimi ile ilgili günlük işlerini bitirdikten sonra mesaisi sona erer.

9. Mesai saatleri dahilinde her personel bulunduğu birimde gelen üyeleri ayakta güler yüzle karşılamalı, arzu ederse ikramda bulunulmalı

10. Üyenin sorunları ivedi olarak en akılcı bir biçimde çözülmelidir.

11. Mesai saatleri dahilinde zorunlu bir sebep olmadıkça kimse bulunduğu birimi boş bırakamaz.

12. Personelin mesai saatlerine uyup uymadığı devam çizelgesi ile takip edilir.

13. Mazeretli ya da mazeretsiz izin kullanmak isteyen personel öncelikle Genel Sekreterin görüşünü almalı, Genel Sekreter olumlu görüş bildirmesi halinde Günlük İzinler (F.05.11) kullanılabilir. Yıllık İzinler (F.05.05) Genel Sekreter olumlu görüş bildirmesi halinde Yönetim Kurulu Başkanı’nın onayı ile kullanabilir.

 

C. KAYITLAR

Yıllık İzin Formu F.05.05

Günlük İzin Formu F.05.11

Personel Devam Çizelgesi F.PLN 08.01

 

 

GELEN GİDEN EVRAK TALİMATI

1. AMAÇ

OTSO’da gelen/giden evrakların sistemli bir şekilde düzenlenerek, zamanında işlem görmesini sağlamak.

 

2.UYGULAMA

Gelen Giden Evrak

a) Kurum ve kuruluşlardan elden, posta, faks, e-mail vasıtası ile gelen OTSO’ya ait evraklar, Oda Sicil Memuru tarafından alınır

b) Gelen evrakın, ekleri varsa tamam olup olmadığı kontrol edilir, eksiklik var ise, telefonla ilgili evrakın tarih ve no’su verilerek ek’ler talep edilir.

c) Kayıt edilen evrakların altına kaşe vurularak, evrakın alındığı tarih, sayı yazılır.

d) Gelen evrak havalesi yapılmak üzere Genel Sekretere iletilir.

e) Genel Sekreter evrakları konusuna göre ilgili birimlere havale eder. Eğer, evrakın başka bir bölüme gönderilmesi gerekiyorsa, bilgi amaçlı gönderilecek birimlere evrakın bir kopyası alınarak ilgili kişiye verilir.

f) Evrakları teslim alan personel, gerekli işlemleri yaptıktan sonra evrakı ilgili dosyasına veya klasörüne takmak suretiyle muhafazasını sağlamış olur.

g) Giden Evrak, önce sıra numarası, gideceği yer, tarihi, cinsi, ilişiği, numarası, (gelenle aynı dosya numarası olmasına dikkat edilmeli) ve eğer gelen evraka karşılık ise gelen evrakın tarihi ve numarası yazılmak suretiyle kayıt edilir.

h) Çıkış yapılan evrakın sağ üst köşesine tarih yazılır, sol üst köşesine giden evrak sayısı yazılır.

i) OTSO’dan giden tüm evrakların alt kısmında imza olan bölüme imza yetkisine haiz kişinin ismi yazılarak imzalanır. Oda’nın ıslak mührü vurulur. İsim yazılmayarak imzalatılmışsa, mührün üzerine isim kaşesi vurulur.

j) İlgili bölüm tarafından, işlemi bitirilen evrak elden teslim edilecekse, çıkış işlemi için Genel Hizmetler Sorumlusuna teslim edilir. Zimmet Kayıt Defterine, tarih ve giden evrak kayıt numarası yazılarak, teslim alan kişiye zimmet defteri imzalatılır.

k) Zimmet defterine gerek görülmemiş ise veya Zimmet Defterinin olmadığı durumlarda evrakın suretine “Evrakın Aslını Elden Teslim Aldım” yazdırılarak paraflatılır. Nüshası ilgili bölümün klasörlerinde muhafaza edilir.

l) Posta ile gönderilecekse, evrakın aslı zarfa koyularak ağzı kapatılır. Zarfın üzerine giden evrak kayıt numarası yazılır, zarf postaya gönderilmede ilgili bölümün klasörlerinde muhafaza edilir. Kargo ile gönderilen evrakların aslı zarfa koyularak ağzı kapatılır. Zarfın üzerine giden evrak kayıt numarası yazıldıktan sonra kargo poşetine konulur ve kargoya teslim edilir.

 

3. İLGİLİ DOKÜMANLAR

a) Gelen – Giden Evrak Kayıt Defteri

b) Posta Zimmet Defteri

c) Zimmet Kayıt Defteri

 

 

ARŞİVLEME

1.AMAÇ

Kalite Sistemi kapsamında hazırlanan ve kullanılan dokümanların bölümlerde ve arşivde muhafazasını, arşive alınmasını ve elden çıkarılmasını sağlamak için bir sistem oluşturmaktır.

 

2. UYGULAMA ALANI

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki ünitelerin kalite kayıtları.

 

3. SORUMLULAR

Bölüm Sorumluları

Genel Hizmetler Servisi

 

4. TALİMAT DETAYI

• Sabah mesai başladıktan sonra arşivin kapısı açılır,

• Arşiv havalandırılır, Arşiv temizliği yapılır,

• Mesai saati içersinde arşivden istenilen dosyalar düzenli olarak yerinden alınır ve yine düzenli olarak gün içersinde yerine konulur.

• Arşivde sigara içmek, yiyecek yemek kesinlikle yasaktır.

• Mesai saati bitiminde arşivde yapılması gereken işler tamamlanır, arşiv düzene sokulduktan sonra kapısı kapatılır.

• Belgelerin/kayıtların arşivlenmesinde aşağıda referansı verilen yasal koşul dikkate alınır.

• Referans: 12.09.2005 Tarih ve 25934 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Oda Muamelat Yönetmeliği’nin 8. Bölümü, 72. 73. Ve 74. Maddelerinin hükümleri.

a) Genel Arşivleme Talimatı, Kalite Kayıtları Prosedürü”nde ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardında belirtilen kayıtlardan ve Resmi olarak tutulması gereken kayıtlardan oluşmaktadır. Bu kayıtlar

• Yönetimin Gözden Geçirmesi Kayıtları

• Eğitim Kayıtları (OTSO çalışanlarına)

 (OTSO üyelerine)

• Hizmet Gerçekleştirmenin Planlaması

• Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi

• Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi Kayıtları

• Satın alma Kayıtları

• Belirleme ve İzlenebilirlik

• Kuruluş İçi Kalite Tetkik Kayıtları

• Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi

• Uygun Olmayan Hizmet Kontrolü Kayıtları

• Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Kayıtları

• Proses Kontrol Kayıtları

• Üye Şikayetleri Kayıtları

• İstatistik Teknikleri Kayıtları

Ve Oda Muamelat Yönetmeliğinde belirtilen kayıtlardır.

Genel Arşive Kalite Kayıtlarının Alınması

a) Kalite Kayıtlarının tutulması, tasnifi, dosyalanması, muhafazası, bakımı ilgili Bölüm sorumluluğundadır. Bölümlerdeki saklama süreleri sonunda arşive kaldırılacak dosyalar, Genel Hizmetler sorumlusuna teslim edilerek arşivde tanımlanan yerlere kalkmaktadır.

b) Her dosyanın kaldırılacağı yerler arşivde etiketlerle belirlenerek, dosyaların belirleme ve izlenebilirliği sağlanmıştır.

c) Kalite Kayıtlarının saklandığı bölümde veya arşivde hasar ve bozulmaya uğramayacak şekilde dosyalar, klasörler uygun çevre şartlarında muhafaza edilir. Kalite kayıtlarının orijinal nüshaları dokümanı hazırlayan tarafından klasör ile dosyalanır. Klasör üzerine bilgileri girer.

d) Klasörlere yerleştirilen veya uygun metotlar ile düzenlenen kalite kayıtları her yılın Ocak-Şubat aylarında arşive, ilgili bölüm sorumlusu tarafından “ Arşiv Girdi Kontrol Listesi’(F. TLM 11.LS-01)ne kaydedilerek Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından Arşivde tanımlı olan yerlerine kaldırılır. Oda evrakları oda arşivine arşiv ve evrak kayıt sorumlusu tarafından kaldırılır.

e) Kayıtların olası bir yangına karşı korunması, arşivde bulunan yangın tüpleri ile korumaya alınmıştır. Arşivde bulunan rafların yerden yükseklikleri uygun olarak ayarlanmış ve olası su baskınlarına karşı önlem alınmıştır. Arşivimiz, arşivde bulunan evrakların ısı ve ışıktan korunmaları amacıyla Hizmet binamızda uygun bir alanda bulunmaktadır.

 

5. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

a) Arşiv Girdi Kontrol Listesi (F. TLM 11.LS-01)

b) Oda Muamelat Yönetmeliği

 

 

 

HABERLEŞME VE YAYINLAR TALİMATI

1. Amaç:

Odamızda sunulan tüm hizmetlerin üyelerine ve kamuoyuna doğru ve zamanında ulaştırılabilmesinin etkin ve verimli biçimde gerçekleştirilmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesinin sağlanması için uygulanacak yöntemleri belirlemek, sorumlularını tespit etmektir.

 

2. Kapsam:

Odamızda verilen tüm hizmetler, üyeler, bölgesel ve ulusal kamuoyu

 

3. Açıklama:

OTSO, üyelerine, dolayısıyla, bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak her türlü faaliyeti, hem misyonu hem de sosyal sorumluğu gereği yerine getirmektedir. Oda, bu faaliyetlerini üyelerine ve kamuoyuna duyurmak için başta yazılı ve görsel basını etkin ve verimli biçimde kullanmalıdır. Bunun dışında, toplantı ve benzeri etkinler de odanın tanıtımı için kullanılırken, üyelerle sürekli iletişimi sağlamaya büyük katkısı olan elektronik ortamlardan da (web sayfası, e-posta,sosyal medya, SMS gibi) azami biçimde yararlanmalıdır.

Ayrıca, klasik haberleşme kanalları olan dergi ve gazete gibi araçları da kullanmalıdır.

 

4. Uygulama:

4.1. Basın Ve Yayın Hizmetleri

Oda, gerçekleştirmiş olduğu bir faaliyete ilişkin olarak, hem yönetimin hem de odanın bilinirliğini artırmak için tanıtımını gerçekleştirmelidir.

Bu tanıtımın şekli, gerçekleştirilen faaliyetin önem ve etkisine göre değişiklik gösterebilir.

Yapılan faaliyetin, maliyeti, faydası ve yarattığı katma değer açısından büyüklüğü ve bölgesel, ulusal veya uluslararası etkisi göz önüne alınarak, kullanılacak tanıtım aracının; ulusal veya bölgesel, yazılı veya görsel basın mı olacağına, etkinliğin ise basın toplantısı veya basın bildirisi biçiminde mi olacağına, Yönetim Kurulu Başkanının uygun görüşüne göre karar verilir.

Etkinlik gerçekleştirildikten sonra, etkinliğe ilişkin her türlü doküman (kanıt niteliğinde olan, resim, görüntü ve/veya ses kaydı, gazete kupürü vb) biriktirilir.

Gerektiğinde ulaşabilmek üzere, bu dokümanların takibinin sağlıklı biçimde yapılması için oda, elektronik ortamlar başta olmak üzere, uygun arşivleme yöntemini belirler ve uygular.

OTSO, kurulma amacına uygun olarak bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak bazı çalışmaları da yürütür. Bu çalışmalar 5174 sayılı TOBB mevzuatında tanımlanmıştır. Bu tanımlamalar kapsamında oda kendi birimlerinin görev ve sorumluluklarında bu çalışmaları belirtir.

Bu çalışmalar; Bölgenin ticaret, sanayi ve turizm gibi konularda potansiyelinin tanıtımı, teşvik uygulamalarına dönük raporlandırmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik göstergelerinin raporlandırılması, bölgeye yapılacak üretim konularına ait çalışmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik dinamiklerin tespit edilmesi ve geliştirilmesi gibi faaliyetler olarak sınıflandırılır.

Tüm bu çalışmaları yapmak için herhangi bir başvuru veya talimat beklenmez ve bu çalışmalar münferit zamanlarda güncellenir. Bu bilgiler, talep eden tüm üyelere /müşterilere verilir ve herhangi bir başvuru alınmaz. Tüm bu çalışmalar süreç içinde raporlandırılır ve odanın web sayfasında yayınlanır.

Yönetim Kurulunun kararı doğrultusunda gerekirse kitapçık haline getirilerek yayınlanır.

Oda kurulma amacına uygun olarak;

1. Bölgenin sosyo-ekonomik konularında,

2. Bölgenin sosyo-kültürel konularında,

3. Ticaret, Sanayi, Turizm ve Tarımın sorunları ve gelişimi konularında,

4. Proje faaliyetleri konularında,

5. Oda faaliyetlerini tanıtıcı dergi, broşür, kitapçık konularında yayınlar çıkarabilir.

Yayın Kurulu Yönetim Kurulu Üyelerinden ve Genel Sekreterden oluşur. Basın ve Halkla İlişkilerden sorumlu çalışan sekretarya işlemlerini yürütür. Reklam organizasyonlarını yapar, fotoğrafları çeker ve altyapı çalışmasını tamamlar.

Yayın kurulunun, yayınlamak için değerlendirdiği yazılarda imla kurallarını, seçilen konu için anlatılanların yeterli ve doğru olup olmadığını, yazıda kaynakların gösterilmesine, genel temayüllere vb. dikkat ederek yazılar hazırlanır.

Yayın Kurulundan onayı alınan tüm yazılar Yönetim Kurulunun da onayına sunularak yayına hazır hale getirilir. .

Süreli ve süresiz yayınlarda kaynak olacak veriler oda imkânları ile sağlanır. Tüm birimlerde bulunan bilgilerden faydalanılabilir. Yönetim Kurulu Üyelerinin ve bazen de oda üyelerinin gazete köşelerinde yazıları yayınlanır.

Süreli veya süresiz tüm yayınların bir örneği Basın ve Halkla İlişkiler sorumlusu tarafından saklanır. Basın ve Halkla ilişkiler sorumlusu olmadığı durumlarda bu görevi genel sekreter veya yönetim kurulu/genel sekreterin belirleyeceği personel tarafından bu işler yürütülür.

Süreli veya süresiz tüm yayınların hazırlık sürecinde ve basım aşamasında Yayın Kurulunun onayları alınır.

Tüm süreli veya süresiz yayınlar mümkün olabilecek en iyi kalitede basımı yapılır.

4.2. Süreli Yayınlar

Yönetim kurulunun alacağı karara istinaden oda yönetim kurulu süreli yayın (dergi-gazete vs.)basımı ile ilgili karar alması halinde, süreli olan yayının içeriği Yayın Kurulu ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi tarafından belirlenir. Bu belirlemenin ardından toplanan yazı, makale, araştırma ve incelemeler derlenerek gazete, dergi vs. basımını gerçekleştirecek olan anlaşmalı kuruluşa iletilir. Gazete, dergi vs. ile ilgili hazırlık işlemleri belirlenecek olan ayın belli bir gününe kadar sürebilmektedir.

Hazırlık işlemlerinin ardından anlaşmalı kuruluş tarafından ilk örnekler hazırlanır. Örnekler odaya gönderilir, yayın kurulu tarafından incelenir, gerekli görülen düzeltmeler yapılarak Yönetim Kurulu onayına sunulur. Yönetim Kurulu onayını müteakip gazetenin, dergi vs. Yayın Kurulu ve Yönetim Kurulu tarafından dağıtım yapılacak kişi, kurum ve kuruluş sayısına göre basımı gerçekleştirilir. Anlaşmalı matbaa tarafından çoğaltılan gazeteler odaya gelir, etiketleri Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından çıkarılarak adreslere gönderilmesi için postaya-kargoya verilir. Ülke, İl ve İlçe ölçeklerinde dağıtımı yapılır.

4.3. Süresiz Yayınlar

Odanın ana faaliyetleri konusunda raporlar, araştırmalar vb. hazırlanmaktadır. Bu çalışmalar için oda Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından değerlendirmeler yapılır, yayınlama şekli ise Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Bu çalışmalar Web sayfasında yayınlanır. Bu çalışmalara ilişkin kitap ve kitapçık da basılabilir.

Projeler kapsamında veya odanın düzenlediği bir etkinlikte broşür, el ilanları, duvar ilanları basılır. Bu durumlarda aktiviteden sorumlu birim taslak aşamasını tamamlarlar. Konu yayın Kurulu onayına sunulmaz, Genel Sekreter tarafından değerlendirilerek basımı gerçekleşir. Basım işlemi satın alma talimatına göre yapılır. Basılan bu broşür, el ilanları, duvar ilanlarının kullanılması için de aktiviteden sorumlu birim veya birimler Genel Sekreter ile stratejiler geliştirirler.

Yerel basına verilecek tüm ilan ve duyurularda Genel Sekreterin onayı alınarak görevlendirilen birim tarafından hazırlanır. Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından yerel basına ulaştırılır.

Basın yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından hazırlanan veya Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından önceden hazırlanmış tüm basın açıklamaların da Yönetim Kurulunun onayı şarttır. Onayı alınan basın açıklaması Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından belirlenen yerel/ulusal medya kuruluşlarına iletilir.

Başka yayınlarda yer alması için doğruluğundan ve yeterliliğinden emin olunan çalışmalar üyelere, basına veya diğer kurum veya kuruluşlara Genel Sekreterin onayı alınarak birimler tarafından verilir. Doğruluğundan veya yeterliğinden emin olunmayan çalışmalar başka yayınlarda yayınlanması için verilmez. Oda çalışmaları başka yayınlarda yayınlanması ancak kaynak gösterilmesi ile mümkün olacaktır. Bu durum bilgiyi talep eden üyelere, basına veya diğer kurum veya kuruluşlara bilgi verilirken bildirilir.

Basın Yayın Bildirileri: Oda belirli periyotlarla haber gazeteleri ve basın bültenleri yayınlar. Yerel basına da demeçler verir. Bu yolla üyelerine; oda politikası, oda faaliyetleri ve oda toplantılarında alınan kararlar hakkında bilgiler verir. Gerektiğinde bu bilgileri üyelerine e-mail yoluyla da gönderir. Ayrıca üyelerinin görüşlerini yerel, bölgesel ve ulusal düzeylerde basına, televizyona ve radyolara iletilmesini sağlar.

Yerel ve ulusal gazetelerde çıkan oda ile ilgili haberler Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Sorumlusu tarafından takip edilir ve ilgili gazetenin ilgili sayfası alınarak arşivlenir. Gerek duyulursa TV yayınları da ilgili kanaldan istenerek arşivlenir.

WEB Yoluyla İletişim: Oda, gerçekleştireceği faaliyetlerin duyurusunu ve gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerin sonuçlarını, başta web sayfası olmak üzere, faaliyetin niteliğine göre e-posta, SMS, sosyal medya gibi uygun araçları kullanarak üyelerine ve kamuoyuna duyurur. Hangi elektronik aracın kullanılacağına Genel Sekreter tarafından karar verilir.

Odamız hazırlamış olduğu WEB sitesi yoluyla da üyelerini faaliyetleri konusunda bilgilendirir. Bu web sitesi hem odanın hem de üyelerinin uluslararası camiada tanıtımlarının sağlanabilmesi için yeterli yabancı dil desteğine sahiptir.

Site sürekli olarak güncellenir. Güncelleme kayıtların muhafaza edilir.

5. Referans Dokümanlar:

 

 

ÜYE / PERSONEL TAKİP TALİMATI

1. AMAÇ

OTSO’da üst yönetimin, personelin ve üyelerin katılım sağladığı organizasyonları sistemli bir şekilde takip edebilmek, hangi üst yönetim/üye/personelin hangi organizasyonlara katıldığını tespit etmek ve iletişim kurulamayan üyelerin tespitini kolaylaştırarak, zamanında müdahale edilmesini sağlamak.

2.UYGULAMA

Üst Yönetim Takip

Odamız üst yönetiminin katıldığı eğitimler, etkinlikler, fuarlar Üye / Personel Takip Formu (F.TLM.13.01) üzerinde ilgili yöneticiye karşılık gelecek şekilde işaretlenerek takip edilir. Yine ziyaret edilen üst yönetim ve şikâyetleri bulunan üst yönetim bilgileri aynı formda işaretlenerek takip edilir.

Personel Takip

Odamız personellerinin hangi eğitimlere katıldığı Personel Eğitim Takip ve Yeterlilik Formu (F.10.05) dışında ayrıca Üye / Personel Takip Formu (F.TLM.13.01) üzerinde eğitime karşılık gelecek şekilde işaretlenerek takip edilir.

Üye Takip

Odamız üyelerinin hangi eğitim ve etkinliklere katıldığı da Üye / Personel Takip Formu (F.TLM.13.01) üzerinde ilgili üyenin karşısında işaret konularak takip edilir. Hangi üyelere üye ziyaretinde bulunulduğu, hangi üyelerin anketlere katılım sağladığı, hangi üyelerin fuarlara katıldığı, hangi üyelerden şikâyet geldiği yine aynı form üzerinde izlenir. Bu sayede hiç iletişime geçilmeyen, organizasyonlara katılımlarda bulunmayan üyelerimiz kolaylıkla tespit edilebilir.

Takip amaçlı kullanılacak olan Üye Personel Takip Formu (F.TLM.13.01); Üye Ziyaret Listesi (F.15.01), Etkinlik Programı (F.15.03), Fuar Listesi (F.TLM.07.04), Yıllık Eğitim Planı (F.10.01), Personel Eğitim Takip ve Yeterlilik Formu (F.10.05), Yönetici ve Oryantasyon Eğitim Programları (F10.07), Şikâyet İzleme (ŞKYT İZLM FRM 02) formlarının sağladığı bilgilerin tek ekranda takip edilmesini sağlar.

3. İLGİLİ DOKÜMANLAR

a) Üye Ziyaret Listesi F.15.01

b) Etkinlik Programı F.15.03

c) Fuar Listesi F.TLM.07.04

d) Yıllık Eğitim Planı F.10.01

e) Personel Eğitim Takip ve Yeterlilik Formu F.10.05

f) Yönetici ve Oryantasyon Eğitim Programları F10.07

g) Şikâyet İzleme Formu ŞKYT İZLM FRM 02

h) Üye Personel Takip Formu F.TLM.13.01