GT 01 YÖNETİM KURULU BAŞKANI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLAR

• Kalite Politikası, Kalite Yönetim Sistemi, Akreditasyon Sistemi ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol göstermek.

• Odayı hukuki bakımdan temsil etmek,

• Kanun, tüzük ve yönetmeliklerde verilen görevleri yapmak ve uygulanmasını sağlamak,

• Yönetim Kurulunu normal ve olağanüstü toplantıya davet etmek,

• Yönetim kurulu toplantıları için gündem hazırlanması hususunda talimat vermek,

• Yönetim kurulu toplantılarına başkanlık etmek, müzakereleri idare etmek,

• Stratejik amaç ve hedeflerin, yıllık iş planlarının, bütçelerin hazırlanması ve uygulanması,

• Tutanakların sıhhatli olarak tanzimini sağlamak,

• Yönetim kurulunca alınan kararların yerine getirilip, getirilmediğini kontrol ve takip etmek,

• Mevzuat hükümleri gereğince verilen görevlerle ilgili diğer yetkileri kullanarak odanın sevk ve idaresini sağlamak.

YETKİNLİK

• Bu göreve seçileceklerin yeterlilikleri Organ seçimleri hakkındaki Yönetmelikte belirtilmektedir.

• Bilgisayar kullanımı ve yöneticilik vasıflarına hâkim olunmalıdır. Aksi durumlarda seçilme sonrası eğitim gerekmektedir.

• Oda Yönetim Kurulu Üyesi olmalıdır.

• Ticaret ve sanat icrasından hükmen yasaklanmamış olmalıdır.

 

 

GT 02 GENEL SEKRETER

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

• 5174 Sayılı TOBB ile Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sistemlerinin kurulması çalışmalarını yürütmek, kontrol ve denetimlerini yapmak, sistemler ve çalışmalar hakkında Yönetim Kuruluna rapor sunmak, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda çalışmak.

• Oda genel sekreteri oda personelinin amiridir. Oda hizmetlerinin düzenli olarak yürütülmesi için genel sekreterlik emrinde lüzumu kadar memur ve hizmetli bulunur. Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek.

• Odanın idari işlerini işlem ve yazışmalarını yapmak,

• Stratejik amaç ve hedeflerin, yıllık iş planlarının, dönemsel ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanması, bütçelerin hazırlanması ve uygulanması,

• Bütçe taslağını, Yıllık aidat ve ücret tarifesi ile belge ve hizmetler karşılığı ücretler tarifesini hazırlatmak, Aylık mizanı ve aktarma taleplerini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yönetim kuruluna sunmak.

• Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının, arşiv malzemelerinin düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak nezaret etmek,

• Çıkarılacak yayınları idare etmek,

• Oda personelinin özlük ve sicil dosyalarını düzenlemek ve saklanmasını sağlamak,

• 5174 sayılı Kanunun 20 inci maddesi gereğince yönetim kurulu tarafından kendisine devredilecek

yetkileri kullanmak,

• Oda meclisi ve yönetim kurulunca verilecek diğer işleri yapmak,

• Oda genel sekreteri, Odaya herhangi bir mükellefiyet tahmil etmeyen ve resmi makamlarla yapılacak muhaberelere taalluk eden ve oda kayıtlarıyla ilgili belgelerin örneklerinin tasdikine ait bulunan hususlarda imzaya yetkilidir.

• Oy kullanmamak şartıyla organ toplantılarına iştirak etmek, Oda organları karar defterlerini düzenlemek ve muhafazasını sağlamak, Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak,

 toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, organ toplantılarına ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini, huzur hakları bordrolarını hazırlamak, tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için yapılan kayıtları muhafaza etmek, toplantı tutanaklarının imza işlemlerini yürütmek, alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak, kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak.

• Oda tarafından verilecek belgeleri onaylamak ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak.

• Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak.

• Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalarla ilgili yönetim Kuruluna yazılı bilgi vermek.

• Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemlerin mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek.

• Odaya ait mühür ve beratlarını muhafaza etmek,

• Bölgenin iktisadi ve sınai durumu hakkında yıllık rapor hazırlamak, Güncel, ekonomik, sosyal ve Kültürel raporlar hazırlamak

• Eğitim kursları, seminer ve toplantılar tertip etmek

• Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak.

 

YETERLİLİK:

 

• 5174 sayılı TOBB Kanunu 74. Maddesindeki belirtilen niteliklere haiz olmak.

• Mühendislik, iktisat, işletme, maliye, hukuk ve kamu yönetimi gibi alanlarda en az dört yıllık yükseköğrenim kurumu mezunu olmak.

• Kamuda veya özel sektörde en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak.

• Bilgisayar kullanımına hâkim olmak.

• Kurum Politika ve Hedeflerini benimsemiş olmak.

• Tüm Birimlerin Görev Tanımlarına vakıf olmak.

• Problem çözme yeteneğine sahip olmak.

• Yasal mevzuatlar konusunda bilgili olmak.

• Yöneticilik vasıflarını taşımak.

• ISO 9001 KYS Temel Eğitimi almış olmak.

• Analitik ve Kavramsal Düşünme Yeteneğine sahip olmak.

• Takım Liderliği özelliğine sahip olmak.

• İletişim Yeteneği gücüne sahip olmak.

 

 

GT 03 KYT VE AKREDİTASYON SORUMLUSU

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

Kalite Yönetim Temsilcisi;

• Kalite Yönetim Sistemlerini planlar, yürütür, kontrol eder, düzeltir ve bu faaliyetleri koordine eder.

• Kalite El Kitabını, süreçleri ve prosedürleri hazırlar, onaylatır, yayınlar, uygulanmalarını,

sürekliliklerini ve güncel olmalarını sağlar.

• Kalite sisteminin iyileştirilmesine esas alınması amacıyla, sistemin performansı konusunda Gözden

geçirme de dahil genel sekreter ve üst yönetime bilgi verir, raporlar sunar.

• Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarını planlar gündemini oluşturur, toplantıların yapılmasını ve

bu toplantıların kayıt altına alınmasını sağlar. Toplantıda alınan kararların uygulamada etkinliğini takip eder.

• Kalite politikası ve hedeflerine uygun faaliyetlerin yerine getirilmesini sağlar, planlanmış hedef ve

sonuçlara ulaşmak ve bunlarla ilgili sürekli iyileştirme için gerekli faaliyetlerin yapılmasını sağlar, gerçekleşmelerini takip eder, ölçer.

• Kuruluşta görev tanımlarının, yetki ve sorumlulukların açıklanarak dokümante edilmesini sağlar.

• Düzeltici faaliyetleri takip eder.

• Kuruluş içinde Kalite Yönetim Sistemi’nin tüm dokümanlarının hazırlanması, değişiklikleri yayın ve

dağıtımını yapar ve uygulamaya alınmasını sağlar. Kalite ile ilgili doküman ve kayıtların güncel olarak ilgili yerlerde bulundurulmasını sağlar, “Doküman ve Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü” ne göre arşivlenmesini sağlar

• Kalite yönetim sistemi ile ilgili grup çalışmalarını koordine eder ve gerektiğinde gruplara yardımcı

olur.

• Kurum tarafından yapılacak iç denetimleri planlar, gerçekleştirir veya gerçekleştirilmesini sağlar

sonuçlarını değerlendirir ve düzeltici çalışmaları izler.

• Diğer bölümlerin kalite ile ilgili çalışmalarına yardımcı olur, toplam kalite anlayışına öncülük eder ve

kalite sistemi ile ilgili konularda tüm bölümler nezdinde yönlendirici rol üstlenir.

• Kalite toplantılarının içeriğini oluşturan konularda bilgi toplar, toplantıları organize eder, toplantıda

alınan kararların sonuçlarını takip eder.

• Kurum içi eğitimleri yönlendirir, gerektiğinde eğitim verir. Eğitimlerin planlanması, diğer

bölümlerden gelen eğitim taleplerinin takibi ve uygulamaların takibinden sorumludur.

• Müşteri mülkiyetinin süreçlere göre korunmasını sağlar

• Kalite Yönetim Temsilcisi Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmaların yürütülmesini sağlar.

• Akreditasyon Sorumlusu;

• Odamızdaki Akreditasyon Sistemini planlar, yürütür, kontrol eder, düzeltir ve bu faaliyetleri koordine eder,

• Akreditasyon belgesinin alınması, yönetilmesi yürütülmesi işlerini takip eder,

• Stratejik Plan çalışmalarını yürütür. Stratejik Planın hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar ve takip eder. Stratejik Plan Amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini takip eder.

• Stratejik amaç ve hedeflerin, yıllık iş planlarının, dönemsel ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını takip eder.

• Akreditasyon izleme komitesi toplantılarına gündem hazırlar, geçmiş toplantıların sonuçlarını inceler,

• Akreditasyon şartlarının birimler tarafından uygulanmasını takip eder.

• Akreditasyon sisteminin planlanması, yürütülmesi, kontrol edilmesi, düzeltilmesi faaliyetlerini koordine eder.

• Akreditasyon Sisteminin Geliştirilmesi için Genel Sekretere İzleme Komitesine üst yönetime raporlar sunar.

• Kuruluş içinde Akreditasyon Sistemi’nin tüm dokümanlarının hazırlanması, dağıtımı ve uygulamaya alınmasını sağlar.

• Akreditasyon Sistemi’nin tüm dokümanlarının hazırlanması, değişiklikleri yayın ve dağıtımını koordine ve takip eder, uygulamaya alınmasını sağlar. Akreditasyon ile ilgili doküman ve kayıtların güncel olarak ilgili yerlerde bulundurulmasını ve arşivlenmesini sağlar.

• Akreditasyon sistemi ile ilgili grup çalışmalarını koordine eder ve gerektiğinde gruplara yardımcı olur.

• Diğer bölümlerin akreditasyon ile ilgili çalışmalarına yardımcı olur, toplam kalite anlayışına öncülük eder ve akreditasyon sistemi ile ilgili konularda tüm bölümler nezrinde yönlendirici rol üstlenir.

• Kurum içi eğitimleri yönlendirir, gerektiğinde eğitim verir. Eğitimlerin planlanması, diğer bölümlerden gelen eğitim taleplerinin takibi ve uygulamaların takibinden sorumludur.

• Akreditasyon toplantılarının içeriğini oluşturan konularda bilgi toplar, toplantıları organize eder, toplantıda alınan kararların sonuçlarını takip eder.

• Akreditasyon Sorumlusu Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmaların yürütülmesini sağlar.

 

YETKİNLİK

• Kurum için alınacak personelin yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi temel eğitimi, süreç eğitimi, dokümantasyon eğitimi ve iç denetçi eğitimlerini almış olmak.

• 4 yıllık fakülte mezunu olmak.

• Akreditasyonla ilgili Eğitim almış olmak.

• Odada en az 2 yıllık iş tecrübeli olmak.

• Stratejik Plan Hazırlama Eğitimi almış olmak.

• Tüm Birimlerin Görev Tanımlarına vakıf olmak.

• Kişilerarası İlişkiler ve Etkili İletişim konusunda eğitim almış olmak

• 5174 sayılı Kanun ve İlgili Yönetmeliklere vakıf olmak.

• Odanın Vizyon ve Stratejik Planındaki hedeflerini iyi algılamak.

• Sorunları Analiz Yeteneği gücüne sahip olmak.

 

 

GT 04 MUHASEBE SORUMLUSU

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur. Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Bütçe ve muhasebe yönetmeliğine göre, Odanın muhasebe kayıtlarını ve defterlerini bilgisayar ortamında tutulmasını sağlar. Odanın bütçe ve muhasebe işlemlerini sosyal sorumluluk, kişilik, süreklilik, dönemsellik, parayla ölçülme, maliyet esası, tarafsızlık ve belgelendirme, tutarlılık, tam açıklama, özün önceliği, önemlilik ve ihtiyatlılık esaslarına göre yürütür.

• Kasa defterini günü gününe tutmak suretiyle kasa hareketlerinin intizamını takip eder.

• Personelin sosyal güvenlik işlerini tanzim ve takip eder.

• Bütün servislerin kırtasiye ihtiyaçlarını tespit ve teminden sonra tevzi eder.

• Aralık ayında bir sonraki yıl kullanılacak defterlerin noterlik ve genel sekreterlikçe tasdik edilmesini

sağlar.

• Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlar, süresini dolduran

demirbaşların yönetmeliğe göre silinmesini sağlar, arşiv malzemelerini muhafaza eder,

• Oda gelir ve giderlerini yılın ilk ayında tahakkuk ettirip muhasebeleştirir, Yeni kaydedilen

üyelerin, kayıt ücretleri ile kayıtlı üyelerin yıllık ve munzam aidatlarının tahakkukunu yapar,

Üye aidatlarını takip eder, aidatların zamanında toplanması için gerekli önlemleri alır. Oda

alacaklarının zaman aşımına uğramadan tahsilini temin için zamanında genel sekreter vasıtasıyla

yönetim kurulunu bilgilendirir. Odanın her türlü alacak haklarını takip eder ve bunların tahsil işlerini yürütür.

• Odayla ilgili her türlü vergi, harç, sosyal güvenlik, aidat gibi ödemeleri zamanında ilgili yerlere öder,

• Oda sarfiyatının ilgili fasıl ve maddelerden yapılmasını sağlar,

• Banka hesaplarını takip ve muhasebe ile uygunluğunu kontrol eder

• Huzur haklarının ödenmesini temin eder

• Odanın ihtiyacı olan her türlü satın alma işlemlerini takip eder, gerçekleştirir ve ilgili kayıtları tutar,

• Mevzuat, meclis ve yönetim kurulu kararlarına göre tahakkuk edecek çeşitli Oda gelirlerini

tahsil eder, bunlarla ilgili icra muamelelerini yürütür ve takip eder.

• Harcamaların, kanun tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde alınan meclis ve yönetim kurulu kararlarına uygun olarak yapılması için tediye fişlerini düzenler, bu fişlere göre ödemeleri yapar ve gerekli belgeleri saklar.

• Muhasebe yönetmeliği gereğince ihbarnamelerin üyelere tebliğ edilmesini, makbuz karşılığında tahsilat yapılmasını sağlar,

• Odaya ait menkul kıymetler, gayri menkullerle ilgili belgeler ve sözleşmelerin saklanmasını sağlar, Odanın bilumum kıymetli evrak, esham ve tahvilatı, Kullanılmış veya kullanılmamış kasa makbuzları ile muhasebe ile ilgili defterleri ve kıymetli evrakı muhafaza eder,

• Personele ait bordroları tanzim eder, aylık ücret vesaire ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar,

• Dönem başında harcırah çizelgesi hazırlar, Oda organ üyelerinin ve personelin gerek yurt içi gerekse yurt dışı görevlendirilmelerine ilişkin olarak seyahat ve harcırah bordroları düzenler, gerekirse görev tarihinden bir gün önce avans olarak ödenmesini sağlar

• Vergi Usul Kanunun Odaya yüklediği görevleri genel sekreterlik talimatına uygun olarak zamanında yapar.

• Oda personelinin tayini, terfii, cezalandırılması, görevine son verilmesi ve sigorta ve emekli sandığı ile ilgili münasebetlerine ait her türlü işlemleri yapar, ücret, fazla mesai ücreti, ikramiye, doğum, ölüm, evlenme yardımlarını tahakkuk ettirir , Yıllık izin, mazeret izni (doğum, ölüm, evlenme, diğer mazeret), ücretsiz izin ve hastalık izni vb. durumların takip ve düzenlemesini yapar ve bunlara ilişkin kayıtları tutar

• Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine göre kasa sayımı yaparak kasa raporunu tanzim eder. Kasada her yıl ocak ayında Yönetim kurulu tarafından tespit edilen miktardan fazla para tutamaz. Kasada bulunan mevcut para fazlasını bankaya göndererek kurumun banka hesabına yatırtılmasını sağlar.

• Bir yıla ait gelir ve gider tahminlerini gösteren Oda bütçesini hazırlayarak, genel sekretere sunar, Yıl içinde, tahmini bütçeyi aşan fasıl ve maddeler arasında aktarma teklifinde bulunur ek ve olağanüstü ödenek talep eder,

• Mizan, gelir-gider bütçe izleme raporu, bilanço düzenler,

• Meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapar

• Muhasebe Servis Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmalarını gerçekleştirir.

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• 4 yıllık Fakülte Mezunu olmak, tercihen İktisat, İşletme, Muhasebe bölümlerinden mezun olmak.

• Kamuda veya özel sektörde en az üç yıl iş tecrübesine sahip olmak

• Bilgisayar kullanımı ve Muhasebe konularına hâkim olunmalıdır. Aksi durumlarda eğitim gerekmektedir.

• 5174 sayılı Kanun ve İlgili Yönetmeliklere vakıf olmak.

• Finansal Tabloların hazırlayabilmek ve yorumlarını yapabilmek.

• İş Kanunu, Vergi Mevzuatına, SGK Kanununa hakim olmak.

• Ön Muhasebe konusunda deneyimli olmak.

• Değişim ve Yeniliklere açık olmak.

• Oltuis programlarını kullanabilmek.

 

 

 

GT 05 TİCARET SİCİL MÜDÜRÜ

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

• 5174 Sayılı TOBB ile Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sistemlerinin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Ticaret Sicil Yönetmeliğine göre Başvuru halinde ticaret siciline kayıt, terkin ve değişiklik işlemlerini inceler, tescillerini yapar veya reddeder.

• Harç ve ilan ücretlerini ilgililere ödettirdikten sonra ilanları Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi’ne zamanında gönderir.

• Ticaret Sicili Gazetelerini zamanında ilgili dosyalarına takar, sicil esas defterlerine kayıt, terkin ve değişiklikleri zamanında işler,

• Kuruluşu yapılan şirketlerin ana sözleşmeleri huzurunda imzalanır, imza örnekleri sicil müdürü veya yetkilendirilmiş personel huzurunda alınır ve kuruluş defterleri tasdiklenir.

• Sicile ait mühür ve beratlarının, defter ve dosyaların muhafazasını sağlar,

• Aylık kayıt ve terkin işlemlerini genel sekreterliğe bildirir.

• Kayıt mecburiyetinde olanlarla, durum değişikliğini bildirmeyenleri takip ederek tescil yaptırmalarını, gerektiğinde adli makamlara bildirilmelerini sağlar.

• Adli ve idari mercilerden sicile müteallik yazıları cevaplandırır.

• Sicilin tutulmasından doğan bütün zararlardan Devlet ve ilgili oda müteselsilen sorumludur. Devlet ve oda zararın doğmasında kusuru bulunanlara rücu eder. Müdür ve müdür yardımcıları ile diğer personel, görevleriyle ilgili suçlardan dolayı kamu görevlisi gibi cezalandırılır ve bunlara karşı işlenmiş suçlar kamu görevlisine karşı işlenmiş sayılır.

• Sicilin tutulmasından doğan zarar nedeniyle oda aleyhine açılan davalar, müdürlük çalışanlarının görevleri ile ilgili soruşturma ve kovuşturmalar oda tarafından yazılı olarak derhal Bakanlığa bildirilir.

• Sicilde kullanılan sicil esas defteri, gelen evrak defteri, giden evrak defteri, ihtar ve ceza defterleri, ticari işletme rehnikaydına mahsus defterler ile Bakanlığın gerekli gördüğü diğer defterlerin MERSİS’te tutulmasını sağlar.

• Sicil işlemlerinin, MERSİS üzerinden gerçekleştirilmesini ve buna ilişkin sicil kayıtlarının bu sistemde tutulmasını sağlar.

• Sicil Kayıtlarının Tutar, Erişim Hakkı ve Belge Verilmesini sağlar.

• İnceleme yükümlülüğünü yerine getirir,

• Tescil edilmesi gereken bir olgunun ilgilisi tarafından tescil ettirilmediğini haber alan müdür tescile davet eder, gereği yerine getirilmezse, durumu sicilin bulunduğu yerdeki ticari davalara bakmakla görevli asliye ticaret mahkemesine bildirir.

 

YETERLİLİK:

• Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 8. Maddesindeki niteliklere sahip olmak.

• 4 Yıllık Fakülte Mezunu(Üniversitelerin İktisat, İşletme, Kamu Yönetimi bölümlerinden

mezun olması)

• Ticaret Sicil Yönetmeliğine istinaden; Kamuda veya özel sektörde en az 5 yıl ya da herhangi bir Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde en az 2 yıl iş tecrübesine sahip olmak.

• Bilgisayar kullanımı ve Ticaret Sicil konularına hâkim olunmalıdır. Aksi durumlarda eğitim gerekmektedir.

• Yasal Mevzuatlar konusunda bilgi sahibi olmak.

• Oltuis Programlarını kullanabilmek.

• Sorunları Analiz Yeteneği güçlü olmak

• Kurumun Politika ve Hedeflerini benimsemiş olmak.

• Sorumluluk bilincine sahip olmak.

• Doğru İletişimi her aşamada kurabilme yeteneğine sahip olmak.

 

 

GT 06 VEZNE -TAHSİLAT MEMURU

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Oda veznesi ile ilgili tüm işlemleri yapar.

• Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine göre kasa sayımı yaparak kasa raporunu tanzim eder.

• Tahakkuk işlemi yapılan yıllık aidat ve munzam aidatlarının üyelere tebligatını Haziran ve Ekim aylarında yılda iki kez yapar,

• Yıllık ve Munzam aidatların tahakkuklarını takip eder, Munzam aidatların ve aidat tahsilatını yapar,

• Üyelerin derecelerinde meydana gelen değişikleri üyelere tebliğ eder,

• Aidat tebligatlarının iade gelmesi sonucu bunların takibini yapar, üye oda dosyalarına koyar,

• Yeni kayıt yaptıranların kayıt ücretlerini tahakkuk-tahsilatlarını yapar,

• Üyenin talebi üzerine verilen belgelerin tahsilatını yapar,

• Günlük olarak gönderilen postalara ait gönderim tutanağını düzenler

• Yönetim Kurulunca belirlenen kasada bekletilecek rakam dışındaki Günlük tahsilatı bankaya yatırır.

• Oda Yönetim Kurulundan çıkan ödemeleri, Genel Sekreter veya Muhasebe sorumlusunun talimatı ile yapar,

• Genel Sekreterin talimatı ile gerekli prosedürleri yerine getirerek bankalardan para çeker,

• Aidat borçlarını zamanında ödemeyen üyeleri belirler, takibini yapar ve tahsilatı gerçekleştirir.

• Genel sekreterlikçe verilen diğer görevleri yapar.

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• Bilgisayar kullanımı ve Vezne-Tahsilat konularına hâkim olunmalıdır. Aksi durumlarda eğitim gerekmektedir.

• 4 yıllık Fakülte Mezunu olmak.

• 5174 sayılı Kanun ve İlgili Yönetmeliklere vakıf olmak.

• Değişim ve Yeniliklere açık olmak.

• Oltuis programlarını kullanabilmek

 

 

GT 07 HALKLA İLİŞKİLER VE BASIN YAYIN

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Odamızda tarafından gerçekleştirilecek Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetleri çalışmalarında aktif olarak bulunur.

• Oltu Ticaret ve Sanayi Odası tarafından tacirlere, işadamlarına, sanayicilere yönelik olan, organize edilen toplantı, eğitim, seminer, konferans programlarını duyurur ve organize eder.

• Oltu Ticaret ve Sanayi Odası Bültenini hazırlar, Genel Sekretere onaylatır ve dağıtımını sağlar.

• Basın toplantılarını ve basın bildirilerini duyurur,

• Oda Web sitesinin güncellenmesini sağlar.

• Odamızın Oltu Vizyon dergisi için konuları belirler, derler yayınlar ve üyelere eksiksiz dağıtımının koordinesini sağlar.

• Odamızın 6 ayda bir çıkan bülteni için konuları belirler, derler yayınlar ve üyelere eksiksiz dağıtımının koordinesini sağlar.

• Odamız ile ilgili basında yer alan haberleri ve bildirileri Basında OTSO dosyasında muhafaza eder,

• Yurtiçi ve yurtdışı fuarları posta, faks ve mail yoluyla gelen duyurular ile takip eder, web sayfaları, kitaplardan araştırır ve odamız tarafından yayınlanan Aylık Bülten aracılığı ile üyelere duyurur,

• Yurtiçi ve yurtdışı fuarlar için üyelerden talep geldiğinde davetiye temin eder,

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• 4 Yıllık Fakülte Mezunu olması tercihen Halkla İlişkiler veya İletişim bölümünden mezun olmak.

• Basın Yayın ve Haberleşme ile ilgili eğitim almış olmak.

• Kişilerarası İlişkiler ve Etkili İletişim konusunda eğitim almış olmak.

• Medya Yönetimi Bilgi ve Becerisine sahip olmak.

• Mesleğe ilişkin Yasal Mevzuat Bilgisine sahip olmak.

• Raporlama bilgi ve becerisine sahip olmak.

• Araştırma yapma bilgi ve becerisine sahip olmak.

• Değişim ve Yeniliğe açık olmak.

 

 

GT 08 BİLGİ İŞLEM

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Odamız binasında Bilgi İşlem faaliyetlerinin uygulanabilmesi için gerekli Bilgi İşlem sistemini oluşturmak.

• Üst yönetimle beraber oda stratejisiyle senkronize olacak Bilgi İşlem stratejisini oluşturmak.

• Mevcut sistemin bakım ve geliştirilmesini takip ve koordine etmek ve odaya uygun yeni teknolojileri alt yapıya dâhil etmek.

• Elektronik ortamda tutulan kayıtların güvenliğini sağlamak, bu doğrultuda yetkilendirme, şifreleme, virüs koruma faaliyetlerini yürütmek ve bilgi güvenliğini sağlamak

• Bilgi kaybını önlemek amacıyla periyodik yedekleme faaliyetini ( 3 ayda 1 kere olacak şekilde) ve yedeklerin farklı fiziki mekanda güvenle saklanmasını sağlamak.

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• 4 yıllık Fakülte Mezunu tercihen Üniversitelerin Bilgisayar bölümü Mezunu olmak.

• Bilgisayar ve Bilgi Teknolojisi araçlarını kullanabilme bilgi ve becerisine sahip olmak.

• Bilgi Güvenliği ile ilgili eğitim almış olmak.

• Dijital arşivleme konusunda bilgi sahibi olmak.

• Mesleği ile ilgili yenilikleri takip ediyor olmak.

• Raporlama bilgi ve becerisine sahip olmak.

• Bilgisayarda kullanılan Oltuis programları yazılım bilgi ve becerisi olmak.

• İşletim sistemlerine hakim olmak.

 

 

GT 09 ODA SİCİL MUAMELAT

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Yeni üye kayıt başvurularını sonuçlandırmak, Yönetim Kurulu kabul kararı tarihi itibariyle yeni üyenin odaya kaydını yapmak,

• Mevzuata göre Odaya kayıt olması gereken gerçek ve tüzel kişileri tespit etmek, kayıt müracaatlarını kabul etmek, bunların kayıtları ile ilgili işlemleri yapmak.

• Üyelerin kayıtlarını ve durumlarında meydana gelebilecek değişiklikleri takip ve kontrol etmek, Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişikliklerini takip ve tespit ederek Genel Sekreterliğe bildirmek.

• Organ seçimleriyle ilgili her türlü ön çalışmaları yapmak, Oda organlarının 5174 sayılı Odalar ve Borsalar Birliği Kanun ve ilgili Yönetmeliklerine göre seçim listesini hazırlamak

• İç Yönergemizde belirtilen yıllık izin, mazeret izni (doğum, ölüm, evlenme, diğer mazeret), ücretsiz izin ve hastalık izinlerinde, Genel Sekreterlikçe uygun görülen birime vekaleten bakmak.

• Üyeliğe kaydolunan şahıs/tüzel kişi firmasının Meslek Grupları ve aidat derecelerinin tespiti, değiştirilmesi ve bu husustaki kararların ilgililere tebliği, yapılan itirazların ait oldukları merciye intikal ettirilmesini sağlamak, bu konularda Yönetim Kurulu’nca alınan kararlara göre işlemlerini yapmak.

• Kayıtlı üyelerin durumundaki değişiklikleri izlemek ve gerekli tadilleri yapmak.

• Üyelerin belge taleplerini karşılamak ve dosyalarından talep edilen suretleri vermek.

• Oda üyelerinin kimlik taleplerini karşılamak.

• Üyelerin diğer kamu kurumları nezdindeki işlemleri için gerekli belgeleri düzenlemek.

• Oda üyelik kayıtlarının terkinini yapmak.

• TOBB Üye Sicil programının güncel takibini yapmak.

• Askıya alınan ve askıdan inecek üyeleri takip etmek ve kendilerine tebliğ ve uyarıların yapılmasını sağlamak,

• Evrak- belge arşivleme ve imhasını yapmak.

• Bilgi edinme kanunu işlemlerini yürütmek

• Odanın düzenlediği iş makinesi tescil belgesinin çıkışını değerli evrak kayıt defterine işlemek,

• İş makinesi bilgilerini, iş makinesi tescil defterine işleyerek belgenin tanzim edilmesini sağlamak,

• Oda Eksperlerinin görevlendirilmesi

• Eksper raporlarına göre TOBB Sanayi Kapasite Web Modülünden Bilgilerin girilmesi ve bilgilerin Tobb sanayi dairesine online olarak gönderilmesi.

• Onaylanarak gelen Kapasite Raporlarının Raportör’e onaylatılarak üyelere verilmesi.

• Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer müesseselerin yazılı olarak tespitini istedikleri mal ve hizmetlerin yaklaşık değer tespitlerini Oda Muamelat Yönetmeliğinin 36. maddesine göre yerine getirmek.

• Fiyat İstatistiklerinin tutulmasını sağlamak

• Oda üyelerinin sahip oldukları sabit kıymetlerin rayiç değerlerine ilişkin eksper raporları oluşturmak

• Genel Sekreterlik tarafından verilecek diğer görevleri yapmak

• Muamelat Servis Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmaları gerçekleştirmek.

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• Lisans Mezunu olmak ve kamuda veya özel sektörde en az 1 yıl iş tecrübesine sahip olmak.

• Yasal Mevzuat konularında bilgi sahibi olmak.

• 5174 sayılı Kanun ve İlgili Yönetmeliklere vakıf olmak.

• Temsil Yeteneğine sahip olmak.

• Birimin görevleri ile ilgili gerekli bilgi, donanım ve tecrübeye sahip olmak.

• Oltuis programlarını kullanabilmek.

• Kurumun Politika ve Hedeflerini benimsemiş olmak.

• Değişim ve Yeniliklere açık olmak.

• Raporlama bilgi ve becerisine sahip olmak.

 

 

GT 10 DIŞ TİCARET SORUMLUSU

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Oltu’un dış ticaretinin ülke çıkarları doğrultusunda geliştirilmesi temel amacı ile ilgili mercilere önerilerde bulunmak, dış ticaret mevzuatı ve uygulamaları hakkında üyelerine, yerli ve yabancı iş çevrelerini bilgilendirmek, ilimiz dış ticaretinin ürün ve pazarlar yönünden çeşitlenmesine yardımcı olacak çalışmalar yürütmektir.

• Üyelerin ithalat-ihracatla ilgili müracaat ve taleplerini kanun ve mevzuat çerçevesinde sonuçlandırmak,

• Dış Ticaret ile ilgili her türlü kanun, kararname, yönetmelik ve sirküleri takip etmek ve gerektiğinde ilgililere duyurulmasını sağlamak,

• Üyelerin talepleri doğrultusunda, dış ticaretin bilincinin geliştirilmesi için istenen konularında seminer, eğitim programı, panel, konferans vb. organizasyonlar düzenlenmesini önermek ve bu organizasyonu gerçekleştirmek,

• Dış Ticaret ve biriminin diğer birimlerle arasında koordinasyonun sağlanması ve servisin genel işleyişinden sorumludur,

• Oda ve Kurum ve Kuruluşlar ile ortak olunan projelerde Oda’nın ortaklığı doğrultusunda faaliyetleri sürdürmek,

• Avrupa Birliği destekleri ile ilgili bilgilerin üyelere iletilmesini ve iletişimi sağlamak,

• Dış Ticaret ile ilgili eğitimlerin düzenlenmesini ve üyelerimizin gelişmelerden haberdar olmasını sağlamaktır.

 

YETKİNLİK

• Üniversite mezunu (Üniversitelerin Uluslararası İlişkiler, Dış Ticaret, İşletme, İktisat, Kamu Yönetimi mezunu olmak)

• İngilizce bilmelidir. (2. Dil tercih sebebidir)

• Gümrük Mevzuatı ve Gümrükleme İşlemleri hakkında bilgi sahibi olmak.

• İhracat Mevzuatı hakkında bilgi sahibi olmak.

• Zaman Yönetimi bilgi ve becerisi sahibi olmak.

• Risk Yönetimi bilgi ve becerisi sahibi olmak.

• Organizasyon becerisi sahibi olmak.

• Araştırma becerisi sahibi olmak.

• Raporlama bilgi ve becerisi sahibi olmak.

• Bilgisayarda kullanılan Oltuis programları yazılım bilgi ve becerisi sahibi olmak.

 

 

GT 11 GENEL HİZMETLER SORUMLUSU

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak,

• Mesaiden evvel, hazırlık yapmak, çalışma alanlarının tertipli düzenli ve temiz olmasını sağlamak, her türlü(çalışma alanları, mutfak, lavabo, wc, merdiven vb.) temizlik işlerini yapmak ve düzenini sağlamak

• Mesai saati sonunda tüm personel çıktıktan sonra genel kontrolleri yapmak, bütün personelin binayı terkini müteakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak,

• Oda binasında çalışma ve hizmet koşullarını olumsuz etkileyebilecek eksikleri ve uygunsuzlukları birim amirlerine zamanında bildirmek

• Odaya gelen ve giden bilcümle evrakı kayıt etmek ve dosyalara ve arşive konulmasını temin etmek,

• Odadan çıkacak bilumum yazıları ve davetiyeleri gerekli yerlere ulaştırmak, uzak olan yerlere araçla ulaştırmak, Odadan çıkan yazılardan bazılarını elden ilgili kurumlara teslim etmek

• Gelen yazıların gelen evrak defterine işler, ilgili birimlere sevk eder.

• Birimlerden gelen tüm yazıları zimmet numarası vererek ilgili yerlere gönderilmesini sağlar.

• Odaya, PTT, iş sahipleri ve kargo vasıtası ile gönderilen her türlü evrak, koli ve emsali paketleri almak,

• Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak,

• Her türlü muhaberatı ve posta işlerini ifa etmek, Mesai tamamlanmadan her gün saat 16.30 da posta, kargo vb. gönderiler olup olmadığını kontrol etmek ve gönderimlerini sağlamak

• Dosyaların intizam içinde tutulmasını ve muhafazasını temin etmek,

• Yönetici kadronun sekreterliğini (asistanlığını) yapmak, Genel Sekreterin asistanlığını yapmak, Yönetici kadroda görev alanların randevularını düzenlemek

• Odada görev alan personele periyodik aralıklarla sıcak ve soğuk içecek servisi yapmak.

• Odaya gelen misafirlere ikramda bulunmak, sıcak ve soğuk içecek servisi yapmak

• Odamıza ait klima, telefon, bilgisayar gibi demirbaşların bakımını, onarımını, yaptırmak ve takibini sağlamak,

• Toplantı ve diğer organizasyonlarda toplantı ortamını amaca uygun hale getirmek, toplantı salonunun düzenlenmesini yapmak, gerekli araç ve gereçleri sağlamak

• Toplantı ve organizasyonlarda toplantılarda mutfak servis hizmetini gerçekleştirmek, katılımcılara yiyecek içecek ikramı yapmak araştırma,

• Sistem odasının düzenli bulunmasını takip etmek ve temizlik işlerini yapmak ve yaptırmak.

• Gerekli görülen zamanlarda birimlerin hizmetlerine ilişkin randevuları düzenlemek.

• Özel günlerdeki (yılbaşı, evlenme yıldönümü, cenaze, vb…) davetiye ve çiçek organizasyonlarını düzenlemek.

• Oda içinde ve dışında iletişimi kurmak, Santral ve telefonla ilgili haberleşme hizmetlerini sağlamak.

• Oda bina içi saksı çiçeklerinin bakımını takip etmek.

• Resmi tatil başlangıcında bayrak çekmek ve hitamında indirmek,

• Bayram günlerinde ışıklandırma ve süsleme işlerini görmek,

• Fotokopi, telefon ve faks sorumluluğu ve hizmetlerini yürütmek

• Veri toplama ve anket işlerinde yardımcı olmak.

• Personelin sağlık işlemleri ile ilgili sevk evraklarını hazırlayarak Genel Sekreterliğe imzaya sunmak

• Genel Sekreterliğin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Genel hizmetler personeli Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmaları gerçekleştirmek.

 

YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• Tercihen lise mezunu ve kamu veya özel sektörde en az 1 yıl iş tecrübesine sahip olmak.

• Doğru İletişimi her aşamada kurabilme yeteneğine sahip, diksiyonu düzgün, kılık, kıyafet ve kişisel bakımına özen gösteren, sorumluluk duygusu gelişmiş olmalıdır.

• Protokol ve Sosyal Davranış Kurallarını iyi bilmelidir.

 

 

GT 12 HESAPLARI İNCELEME KOMİSYONU

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Toplantı dönemlerinde Tahsilat ve harcamalar ile diğer muhasebe iş ve işlemlerini kontrol eder.

• Komisyona sunulan bütçe tasarısını meclis başkanının belirleyeceği süre içinde inceleyerek görüşünü bir rapor halinde düzenler ve meclise sunar.

• Komisyon, kendisine havale edilen kesin hesabı meclis başkanının belirleyeceği süre içinde inceleyerek görüşünü bir rapor halinde düzenler ve meclise sunar.

YETERLİLİK:

• Bu göreve seçileceklerin yeterlilikleri Organ seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• Organ Seçimleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen seçebilme kriterlerine sahip olmaları ve Oda Meclis üyesi olması gerekir.

• Bilgisayar kullanımı ve Akreditasyon ve Muhasebe konularına hâkim olunmalıdır. Aksi durumlarda eğitim gerekmektedir.

• En az 4 yıllık fakülte mezunu olmak

• Askerlik ile ilişiği bulunmamak

• Alanında en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak

• Temsil yeteneğine sahip olmak

• Yöneticilik görevleri ile ilgili gerekli bilgi, donanım ve tecrübeye sahip olmak

 

 

GT 13 SAYMAN ÜYE

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereği Oda kasasını kontrol etme hakkı saklıdır.

• Odanın yıllık gelir ve gider bütçesini hazırlanmasını takip eder, oda Meclisine ve Yönetim Kuruluna sunulmasını sağl